“Oфис мoжeт сущeствoвaть бeз дирeктoрa, нo нe мoжeт oбoйтись бeз сeкрeтaря.
(Oфиснaя мудрoсть)”
Нa рынкe трудa прoфeссия «сeкрeтaрь» имeeт пoстoянный спрoс, нo при этoм сeгoдня рaбoтoдaтeли oтмeчaют нexвaтку спeциaлистoв. Нaкaнунe «Eврo-2012» спрoс нa oфисныx и aдминистрaтивныx рaбoтникoв будeт увeличивaться, пoэтoму пришлo врeмя удeлить внимaниe этим крaйнe вaжным прoфeссиям. Кaким дoлжeн быть нaстoящий сeкрeтaрь? Чтo входит в его обязанности? Что он должен знать и уметь? Есть ли разница между секретарем и офис-менеджером, секретарем и референтом? Попробуем найти ответы на эти вопросы.
Секретарь — одна из древнейших профессий, название которой произошло от словосочетания «охранник секретов». Так называли специальных людей, которые находились на службе при дворе и имели доступ к государственным и личным тайнам. Должность сама по себе считалась престижной и респектабельной. За два тысячелетия профессия претерпела значительные изменения и главное — стала преимущественно женской.
Сегодня секретарь — это человек образованный, который стремится к личностному и профессиональному развитию. Можно сказать, что эта древняя профессия сейчас приобретает новый смысл. Причиной этого, прежде всего, является эволюция представлений о социальном статусе и имидж профессии. От старого стереотипа отношения к секретарю как к девочке, которая «высиживает» время между попытками поступить в институт, общество постепенно переходит к формированию образа секретаря-профессионала, который в совершенстве владеет всеми необходимыми знаниями и навыками.
Что является главными ожиданиями компаний от современного секретаря, а тем более от секретаря завтрашнего дня?
Краеугольным камнем работы любой компании является взаимодействие секретарей и их руководителей. Если желаемый результат совместной работы, достигнут за оптимальный промежуток времени при сохранении благоприятной атмосферы отношений, то взаимодействие секретаря и руководителя можно считать эффективной. Значение важности качественной работы секретаря удается выражению: «Хороший секретарь удваивает эффективность своего шефа. Плохой секретарь уменьшает ее наполовину». Согласно КП (классификатор профессий) секретарь принадлежит к категории технических работников, но фактически он — правая рука руководителя.
Прежде всего важно научиться управлять информационными потоками, которые сваливаются на руководителя. Секретарь должен уметь самостоятельно отбирать полезную для руководителя информацию, анализировать, структурировать и подавать ее в наиболее удобном для восприятия виде. А этого невозможно достичь без свободного владения новейшими компьютерными технологиями. Ведь информация может быть представлена не только в печатном виде, но и как электронный документ или мультимедийная презентация.
К основным функциям секретаря принадлежат также координация всех служб компании или сотрудников отдела; сбор и анализ поступающей информации, обеспечение документационного управления и контроль исполнения решений; прием посетителей и общение по телефону.
Работа с людьми — одна из наиболее значимых сфер деятельности секретаря. Целью работы с людьми является формирование положительного имиджа компании, следовательно, среди главных качеств секретаря следует отметить коммуникабельность, доброжелательность, умение производить впечатление.
При приеме посетителей важно уметь применять знание этикета и протокола, уметь выразить уважение, проявить участие к проблемам посетителей. Роль секретаря при приеме гостей (делегаций) также является важной, ведь именно секретарь влияет на формирование первого впечатления о компании.
Обязанности секретаря становятся все более интересными и сложными. Современный секретарь должен знать деятельность компании и должностные обязанности сотрудников; делопроизводство и правила оформления документов, порядок формирования дел и подготовки документов в архив; психологию и законы эффективной коммуникации; служебный этикет и современные компьютерные редакторские программы.
Профессия секретаря требует также определенных личностных качеств: умение владеть своим эмоциональным состоянием (быть сдержанным в любых ситуациях), доброжелательности, порядочности, ответственности и упорства.
Еще одна черта секретаря становится все более важной. Это — желание и умение развиваться в рамках своей профессии.
Должность секретаря может быть первой ступенью карьерной лестницы. Второй ступенью можно считать профессии категории офисных и административных работников: административный помощник, помощник руководителя, референт. Все они относятся к разделу «специалисты» Классификатора профессий. Основные требования к данной группе специалистов — знания в области организации эффективной управленческой деятельности и области функционирования компании, знание риторики и этики профессиональных отношений, имиджелогии и различных PR-технологий. Третьей ступенью карьерной лестницы есть должность менеджера по административной деятельности (офис-менеджера) и заведующего канцелярией, относящиеся к категории руководителей.
Полученные знания и развитые навыки усилят вашу конкурентоспособность и помогут вам чувствовать себя более уверенно на рынке труда.
Источник: «Дом Кадров»
